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長沙市產(chǎn)業(yè)投資集團有限公司 人事檔案管理制度(試行)

發(fā)布時間:2019-08-26 14:35:47      

長沙市產(chǎn)業(yè)投資集團有限公司
人事檔案管理制度
(試  行)
 
  • 總則
第一條 為規(guī)范人事檔案管理工作,提高檔案管理水平,有效的保護和利用檔案,使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化,更好地為集團各項工作服務(wù),按照干部《人事檔案工作條例》及市委組織部、市人社部門人事檔案管理相關(guān)文件精神,結(jié)合集團實際情況,特制定本管理制度。
第二條 人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分,它是為貫徹執(zhí)行集團戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的,是全面考察和正確選拔員工的重要依據(jù)。
第三條 本制度適用于除集團領(lǐng)導(dǎo)班子外,集團中層管理人員及本部所有正式員工。集團各子公司參照本制度執(zhí)行,并設(shè)置人事檔案專干。集團人力資源部負責指導(dǎo)、檢查、考核子公司人事檔案工作。
 
  • 管理職責
第四條 人事檔案管理部門的職責:
(一)負責制定、修改和完善人事檔案管理制度;
(二)負責本制度在各子公司實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;
(三)負責實行分級分類管理,集團中層管理人員及本部正式員工人事檔案由集團統(tǒng)一進行管理;
(四)人事檔案管理具體工作內(nèi)容如下:
1)收集、鑒別和整理檔案材料;
2)辦理檔案的查閱、借閱、審核和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
3)為有關(guān)部門提供檔案信息情況及有關(guān)材料;
4)做好人事檔案的安全、保密、保護工作;
5)辦理人事檔案有關(guān)的其他事宜。
第五條 人事檔案管理人員工作要求和職責
(一)堅持四項基本原則,認真學(xué)習(xí)相關(guān)文件與政策,努力提高政治思想水平;
(二)熱愛本職工作,熟練掌握專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力;
(三)嚴格執(zhí)行保密守則,不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容;
(四)貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例,管理好集團的人事檔案,接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo);
(五)負責集團人事檔案信息的維護與管理,負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查(借)閱等工作;
(六)確保員工人事檔案的安全保管,防止各類事故的發(fā)生。
 
  • 人事檔案內(nèi)容
第六條 員工人事檔案正本的內(nèi)容和分類:
第一類  履歷材料:個人簡歷表,各類人員登記表;
第二類  自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料;
第三類  考察、考核、鑒定材料:鑒定(含自我鑒定),定期考核材料,年度考核登記表,調(diào)動、任免的考核材料等,工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料;
第四類  評定崗位技能和學(xué)歷材料:指國家教委認可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定的考核、審批材料,畢業(yè)生登記表,選拔留學(xué)生審查登記表,創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄;培訓(xùn)內(nèi)容、考試成績以及“培訓(xùn)證書”復(fù)印件等材料;
第五類  政審材料:指入黨入團、應(yīng)征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料;
第六類  參加及退出中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料:入黨入團志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告,取消預(yù)備黨員及黨員資格的材料,退團材料,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,加入民主黨派的有關(guān)材料;
第七類  獎勵材料:包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎勵材料;
第八類  處分材料:處分決定、查證核實報告、上級批復(fù)及個人提供的有關(guān)材料,法院刑事審判工作中形成的判決書等材料;
第九類  錄用、任免、聘用(含勞動合同書)、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)工資、保險福利待遇、出國、退(離)休、退職、各種代表會代表登記表等材料;
第十類  其他可供組織參考的材料:體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書,員工逝世后的有關(guān)材料,非正常死亡的調(diào)查報告及相關(guān)材料。
第七條 員工人事檔案副本的內(nèi)容:
第一類的近期履歷材料;
第三類的主要鑒定、干部考核材料;
第四類的學(xué)歷、學(xué)位、及專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料;
第五類的重要政歷材料;
第七類的獎勵材料;
第八類的處分材料;
第九類的任免、工資、待遇、出國審批材料。
其他類別如有重復(fù)的材料,也可歸入副本。


第四章 檔案的整理
第八條 整理員工人事檔案,必須做到檔案材料認真鑒別,分類準確,材料齊全,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊,達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。
第九條 每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序,并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號,在其右下角編寫頁碼。
第十條 檔案材料排序的方法:
(一)按檔案材料形成時間排序的有第一、二、三、四、七、九、十類:
(二)按檔案材料內(nèi)容主次關(guān)系排序的有第五、六、八類。其中第五類及第八類應(yīng)將同一件事的結(jié)論性材料排在前;第六類材料,入團志愿書應(yīng)排在入團其他材料之前,入黨志愿書應(yīng)排在入黨其他材料之前,先排入團后排入黨材料。
第十一條 檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認真進行編寫,具體要求如下:
(一)題目與材料相符,過長的可簡化,但要反映材料的主要內(nèi)容,無題目的可自行擬題目;
(二)材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間;
(三)檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁,每面為一頁,已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。
第十一條 人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型,材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、純藍或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
 
第五章 檔案的收集、保管
第十二條 員工所在單位組織人事部門對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十三條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、準確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用國家有關(guān)規(guī)定的標準。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員在以下幾個時間節(jié)點特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報到時
新員工報到后,收齊并審核新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后,統(tǒng)一裝入新建的檔案盒內(nèi),并在檔案盒側(cè)邊書寫上檔案盒編號(同員工的勞動合同編號相同)、員工姓名,辦理入職手續(xù)后七個工作日,將以下檔案、證件和資料進行歸檔。
(1)《產(chǎn)投集團員工基本情況登記表》(須本人簽字確認,提交一張一寸的彩色照片);
(2)身份證(雙面都印在同一頁上,A4紙)、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件;
(3)如該員工有原單位需原單位開具離職證明;
(4)《勞動合同》。
2、員工辦理離職手續(xù)時
組織人事部門在辦完員工離職手續(xù)后,將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi),必須裝入的資料有:
(1)該員工的書面離職申請書(辭職報告);
(2)《離職審批表》。
3、集團對員工進行表彰或處罰時,需要歸檔的資料必須第一時間歸檔。
第十七條 每年一季度按集團制度對上一年的人事檔案進行整理、組卷。
第十八條 在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章 檔案的查(借)閱規(guī)定
第十九條 查(借)閱事由
1、集團黨委和組織人事部門因干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨入團、出國(境)、退(離)休、福利待遇、治喪等組織人事工作。
2、辦理案件;
3、辦理社會保險、公證;
4、因工作需要進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動等。
第二十條 查(借)閱手續(xù)
1、查(借)閱單位必須填寫《查(借)閱干部人事檔案審批表》(詳見附件一),不得憑借介紹信查閱干部人事檔案。
2、查(借)閱本單位管理的人事檔案,要健全審批手續(xù)和填寫《人事檔案查(借)閱登記表》(詳見附件二),須持《查(借)閱干部人事檔案審批表》和本人身份證件。
3、凡查(借)閱員工人事檔案,查(借)閱單位應(yīng)派中共黨員干部到檔案室查閱,并嚴格遵守保密制度。
第二十一條 查(借)閱注意事項
1、查(借)閱人事檔案只限在檔案室,閱檔過程中不得寫劃、涂改、拆散、抽出、增添、污損檔案內(nèi)容。
2、注意保密,不得與無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。
3、未經(jīng)批準,不得復(fù)制檔案材料;查檔摘抄或復(fù)印的材料應(yīng)辦理登記手續(xù),且不得給無關(guān)人員傳看,用后由查閱單位存檔或登記銷毀。
第七章 中層干部人事檔案的審核
第二十二條 組織人事部門應(yīng)當堅持對中層管理人員“凡提必審”、“凡進必審”,在干部動議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調(diào)、交流,人才引進,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置,檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié),嚴格按照有關(guān)政策和標準,及時做好人事檔案審核工作。
第二十三條 中層管理人員人事檔案審核應(yīng)當在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上,重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)、學(xué)術(shù)評鑒、獎懲等基本信息,審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。
第二十四條 中層管理人員人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定及時進行整改和處理。涉及干部個人信息重新認定的,應(yīng)當及時通知干部本人。 凡發(fā)現(xiàn)檔案材料或者信息涉嫌造假的,組織人事部門等應(yīng)當立即查核,未核準前,一律暫緩考察或者暫停任職、錄用、聘用、調(diào)動等程序。
 
第八章  檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十五條 員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,工作交接并辦清所有手續(xù)后,如無特殊情況,所在單位應(yīng)在一個月內(nèi)將檔案交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動(組織、人事)部門。
第二十六條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準交本人自帶。
(二)對轉(zhuǎn)出的檔案,必須進行密封,并填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(詳見附件三)。
(三)對轉(zhuǎn)出的檔案材料,應(yīng)齊全,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章,并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問,以防檔案丟失。
附件一:
長沙市產(chǎn)投集團查(借)閱人事檔案登記表
申請查閱單位   查借類別 查( )
借( )
查閱人姓名   職    務(wù)  
查(借) 閱
何人檔案
  被查(借)閱人
工作單位
及職務(wù)
 
檔案查(借)閱時間:      年    月   日 檔案查(借)閱歸還時間:      年    月   日
查(借)閱的理由及主要問題:
檔案管理部門負責人意見:
 
 
 
 
 
 
                                                             年   月   日
檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:   
 
 
 
 
 
 
                                                             年   月   日
備  注
  1. 查借類別中,根據(jù)需要在所需類別中劃“√”;
  2. 查(借)閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)在意見欄中簽字。

 

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